Kundendaten als Versicherungsvermittler: Was du beim Datenschutz im Blick haben solltest
Datenschutz muss nicht kompliziert sein. Für deinen Alltag kommt es auf ein paar einfache Gewohnheiten an.
Nur speichern, was du wirklich brauchst
Die Grundregel ist einfach: Speichere die Daten, die du für die Betreuung deiner Kunden und Interessenten brauchst, und nicht mehr. Je weniger unnötige Daten herumliegen, desto weniger kann schiefgehen.
Was dein CRM ist und was nicht
Dein CRM ist dein Werkzeug für Kundenbeziehung und Vertrieb: Kontakte, Notizen, Termine, Chancen. Die Beratungsdokumentation und die Vertragsunterlagen liegen beim Versicherer. Das CRM muss sie deshalb nicht dauerhaft aufbewahren, und du solltest dort auch nicht mehr sammeln, als du für deine Arbeit brauchst.
Alte Interessentendaten gehören gelöscht
Hier liegt die häufigste Schwachstelle. Wer bei dir angefragt hat, aber nie Kunde geworden ist, darf nur so lange gespeichert bleiben, wie die Anfrage noch relevant ist. Eine feste Frist dafür gibt es nicht. Aber ein Beispiel macht es klar: Wenn in deinem System noch Interessenten von vor 20 Jahren stehen, die nie einen Vertrag bei dir hatten, ist die Anfrage mit Sicherheit nicht mehr relevant. Diese Daten hätten längst gelöscht sein müssen.
Gewöhne dir an, deine Interessenten regelmäßig durchzusehen, zum Beispiel einmal im Jahr, und alles zu löschen, was sich erledigt hat.
Die Rechte deiner Kunden
Kunden und Interessenten können fragen, was du über sie gespeichert hast, und die Löschung verlangen. Das kannst du nur schnell beantworten, wenn deine Daten an einem Ort liegen und nicht verteilt auf Listen, Postfächer und Notizzettel.
Worauf du bei deiner Software achten solltest
- Serverstandort in Deutschland oder der EU
- ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter
- Löschen, wenn es sein muss, und zwar nachvollziehbar
- vollständiger Export deiner Daten
So hilft 34erCRM
34erCRM speichert auf Servern in Deutschland. Im Kundenverlauf (/funktionen/kundenverlauf) wird nichts überschrieben. Wird etwas endgültig entfernt, zum Beispiel auf Löschwunsch, bleibt ein neutraler Vermerk, wer es wann entfernt hat. Mehr zur Sicherheit (/sicherheit).
Häufige Fragen
- Wie lange darf ich Interessentendaten behalten?
- So lange die Anfrage relevant ist. Eine feste Frist gibt es nicht. Wer seit Jahren keinen Kontakt mehr hatte und nie Kunde wurde, gehört gelöscht.
- Muss mein CRM die Beratungsdokumentation aufbewahren?
- Nein, die liegt beim Versicherer. Dein CRM ist für die Kundenbeziehung da.
- Wie oft sollte ich aufräumen?
- Eine feste Gewohnheit hilft, zum Beispiel einmal im Jahr alle Interessenten durchsehen.